Prenomina | Qué es la prenomina

La prenómina es un documento preliminar que se utiliza en las empresas para registrar y revisar los pagos pendientes de los empleados antes de generar la nómina definitiva. En este reporte, se detallan los salarios, horas extras, comisiones, bonificaciones y cualquier otro concepto que deba ser incluido en la remuneración del trabajador. Es una herramienta fundamental para revisar y verificar que todos los cálculos sean correctos antes de proceder con el pago final.

Este proceso no solo permite evitar errores en los pagos, sino que también facilita la planificación financiera de la empresa. Al contar con la prenómina, el área de recursos humanos puede asegurarse de que todos los conceptos estén bien documentados y contar con una herramienta de revisión para identificar posibles incumplimientos fiscales y laborales. Así, la prenómina funciona como una revisión previa clave que ayuda a validar la correcta liquidación de sueldos y a fortalecer la transparencia en las relaciones laborales.

Diferencia entre prenómina y nómina

La prenómina y la nómina son dos términos que están estrechamente relacionados en la administración de recursos humanos, pero tienen diferencias importantes. La prenómina es el proceso preliminar en el que se registran y calculan los pagos y deducciones de los empleados antes de la emisión de los recibos de pago finales.

En este paso, se verifican los salarios, las horas trabajadas y las deducciones fiscales y de seguridad social que deben aplicarse, pero aún no se ha efectuado el pago. Por otro lado, la nómina es el documento final que refleja los pagos que se realizarán a los empleados después de realizar las verificaciones en la prenómina.

Es cuando se hace el cálculo final y se autoriza el pago de sueldos y prestaciones. A diferencia de la prenómina, la nómina ya incluye las deducciones definitivas y los ingresos netos que se pagarán a los trabajadores, y es el documento con el que se da cumplimiento a las obligaciones fiscales de la empresa.

¿Cómo hacer una prenómina correctamente?

El proceso de hacer una prenómina implica varios pasos que deben ser seguidos cuidadosamente para garantizar que todos los datos sean correctos antes de proceder con el pago final. A continuación, te explicamos cómo hacerlo de forma adecuada.

Recopilación de información

El primer paso para hacer una prenómina correctamente es recopilar toda la información necesaria de cada empleado. Esto incluye datos como las horas trabajadas, asistencias y ausencias, horas extras realizadas, bonificaciones o incentivos adicionales, y cualquier deducción por faltas o retrasos. Además, es importante registrar las retenciones fiscales y de seguridad social.

Verificación de datos

Una vez que la información ha sido recopilada, es fundamental realizar una verificación exhaustiva. En este paso, se deben revisar todos los registros para asegurarse de que no haya errores o inconsistencias.

Algunas preguntas clave durante esta etapa son: ¿Se han registrado correctamente las horas trabajadas? ¿Están bien aplicadas las deducciones y bonificaciones según las políticas de la empresa? ¿Hay alguna ausencia o permiso sin registrar?

Cálculo de sueldos y deducciones

Con los datos verificados, el siguiente paso es calcular los sueldos y las deducciones. El cálculo de la prenómina debe incluir el salario bruto, es decir, antes de deducciones y el salario neto, después de aplicar los descuentos correspondientes como impuestos, contribuciones a la seguridad social, y otras deducciones relevantes.

Una vez completado este proceso, se debe revisar todo cuidadosamente y hacer las correcciones necesarias antes de generar la nómina final. Asegurarse de que la prenómina esté correcta es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales sin complicaciones.

Elementos clave de la prenómina

Para realizar una prenómina eficiente y precisa, es fundamental considerar los siguientes elementos clave:

Registro de asistencia: Es esencial llevar un control detallado de la asistencia de los empleados, registrando las entradas, salidas y cualquier tipo de incidencia que pueda afectar al cálculo del salario.
Incidencias (faltas, permisos, etc.): Las ausencias, permisos o faltas deben ser registradas y gestionadas correctamente, ya que pueden tener un impacto directo en el monto a pagar al empleado.
Cálculo de deducciones y bonos: Se deben realizar cálculos precisos de las deducciones (como impuestos, seguridad social, etc.) y bonos (como comisiones o incentivos) para garantizar una nómina justa y conforme a la ley.
Validación de horas extra: Las horas extra deben ser verificadas y validadas para asegurarse de que se paguen correctamente, respetando la normativa vigente y las políticas internas de la empresa.

Cómo Optimizar la prenómina con nomilinea

Optimizar la prenómina es crucial para ahorrar tiempo y evitar errores en el proceso de cálculo y pago de los empleados. Usar herramientas como el software de nómina nomilinea puede hacer este proceso mucho más eficiente. nomilinea permite automatizar gran parte de los cálculos de la prenómina, lo que reduce significativamente la posibilidad de cometer errores manuales. La herramienta facilita la entrada de datos y asegura que las deducciones y pagos sean correctos y conforme a la ley.

nomilinea permite tener un control centralizado de la información de cada empleado, lo que hace que la elaboración de prenómina sea mucho más ágil. Puedes cargar fácilmente los datos de sueldos, horas extras, comisiones y deducciones, lo que agiliza el proceso y evita duplicaciones o inconsistencias. Además, la herramienta realiza los cálculos automáticamente, lo que facilita una prenómina precisa y lista para generar la nómina final. Para más detalles sobre cómo optimizar la gestión de la nómina, puedes consultar artículos sobre dispersión de nómina y auditoría de nómina.

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Eduardo Sabatés Herrera

Socio fundador at Grupo Sicoss – esabates@nomilinea.com.mx – Web

Socio fundador de Grupo Sicoss y creador del software Sicoss, especializado en soluciones tecnológicas para la gestión de nómina y cumplimiento laboral. Bajo su liderazgo, el grupo ha desarrollado plataformas como Nomilinea y Contalinea, utilizadas por más de cinco mil empresas para administrar a más de sesenta mil trabajadores en México.